Con la implementación del trabajo en remoto, es común aumentar los encuentros de equipo para tratar temas relevantes dentro de la empresa. Pero, dentro de los tipos de reuniones en el trabajo que existen, ¿sabrías identificar si realmente es necesaria y cuál sería más efectiva?
Desde nuestra amplia experiencia en nuestro coworking en Valladolid, podemos asegurarte que las reuniones del ámbito laboral son un punto muy importante en el trabajo. En este post os ayudaremos a identificar cuándo es necesaria una reunión y qué tipos de reuniones hay, para así poder amoldar las necesidades de tu empresa a los trabajadores y viceversa, y de esta forma maximizar los resultados.
Cuándo es necesaria una reunión de trabajo
Uno de los pilares para desarrollar una comunicación efectiva en la empresa, y por lo tanto para que se haga extensible a mantener unas buenas reuniones de trabajo, es la implicación de los trabajadores. Siempre dispuestos a participar para generar una conexión entre todos que facilite la comunicación.
Se debe tratar de incitar a que todos hablen al comienzo de la reunión, ya que esto ayudará a que estén más implicados y vuelvan a intervenir a lo largo de la reunión, y ésta sea más productiva. Es recomendable que una persona se encargue de dirigir y coordinar la reunión para que todo fluya correctamente, se respete el tono y los tiempos de intervención.
Además, es primordial saber identificar si una reunión es realmente necesaria o si el asunto se puede solventar mediante un correo, evitando el posible desinterés que generan reuniones innecesarias y/o recurrentes. De esta manera, aumentará el índice de personas intervinientes e implicadas en las reuniones indispensables.
Para facilitar más la decisión de conocer cuándo es necesaria realizar una reunión y cuándo no, a continuación veremos los tipos de reuniones laborales existentes, para identificar cuáles son imprescindibles y cuáles no lo son tanto, e identificar cuándo debemos convocar una.
Tipos de reuniones
Gracias a nuestro alquiler de salas de reuniones, en Center España podrás celebrar aquellas que más se ajusten a lo que necesita tu empresa
Reuniones estratégicas
Es muy importante saber cómo elegir la sala de reuniones perfecta ya que las reuniones estratégicas son aquellas que se realizan cada cierto tiempo para abordar situaciones empresariales a largo plazo, con el objetivo de introducir mejoras que aumenten el rendimiento o visión de la compañía.
Para ello, es necesario realizar un estudio previo sobre los temas a tratar, ya que suelen ser de cierta complejidad, como por ejemplo sobre las estrategias que se implementarán en la empresa, o sobre aquellas que se iban a haber implementado y al final no lo hicieron. Es primordial realizarlas en un espacio aparte, libre de distracciones, donde todos los miembros se sientan cómodos y puedan desconectar de su trabajo diario en la empresa.
Reuniones monográficas
En este tipo de reuniones se suele hacer un estudio previo antes de la reunión del tema a tratar, para que todos los integrantes conozcan la situación y poder tomar decisiones más acertadas y consensuadas. De esta manera, se abordarán temas de cierta complejidad para la empresa, como estudios de nuevos productos o expansiones de la empresa a otros lugares.
Reuniones trimestrales o cuatrimestrales
Cada tres o cuatro meses se deberán llevar a cabo reuniones para resolver todos los inconvenientes que hayan podido surgir durante este período en la empresa, así como identificar nuevas oportunidades de mejora de cara al futuro. Generalmente suelen ser oportunidades más a largo plazo, aunque también pueden tratarse temas con algún efecto más inmediato.
Reuniones anuales
En las reuniones anuales, por lo general, se suele definir el plan del año, donde se establecerán las prioridades del equipo y se analizarán fortalezas y debilidades (DAFO). Además, se intentarán alinear a los trabajadores con los objetivos y la visión de la compañía, con el objetivo de dar unidad y fuerza al equipo, y se tratará de mejorar las relaciones interpersonales.
Reuniones tácticas
Las reuniones tácticas son aquellas que tienen lugar con una mayor frecuencia que las reuniones estratégicas, y sirven para tomar decisiones a corto plazo. En la actualidad, muchas de ellas se llevan a cabo en remoto, por lo que también hay que cuidar una serie de aspectos o pautas que desarrollen una comunicación eficaz, aunque no se esté presente físicamente en la reunión. Ya te contamos en su momento algunos consejos para reuniones virtuales efectivas.
Reuniones semanales
Semanalmente, se deberán hacer reuniones para tratar objetivos más a corto plazo, para resolver con efecto inmediato problemas planteados durante el desarrollo cotidiano. De esta forma se conseguirá mejorar la actividad de todos los miembros del equipo, alienándose con la compañía y motivándose con la consecución de objetivos.
Reuniones diarias
Este tipo de reuniones se realizan con una frecuencia diaria y son de corta duración. Pueden no darse en todas las empresas, ya que estas reuniones (e incluso las semanales), en ocasiones pueden resolverse mediante un correo explicativo, evitando así saturar a los trabajadores con demasiadas reuniones.
Reuniones según el tema
En función del tema a tratar, también podemos identificar varios tipos de reuniones:
Toma de decisiones
Se celebra para la toma de decisiones, donde se analizan distintas opciones para tomar decisiones acertadas y mejorar de esta manera el rumbo de la compañía.
Innovación
En este tipo de encuentros se centran en la innovación, donde todos los asistentes llevarán a cabo un brainstorming para conseguir ideas frescas y compartirlas. Una extraordinaria forma de progresar innovando y haciendo partícipes al resto de personas.
Teambuilding
El teambuilding es una forma excepcional de mantener reuniones entretenidas donde se afianzarán las relaciones interpersonales entre los trabajadores. Tal y como su propio nombre indica en inglés, consiste en crear equipo.
Informativas
Las que se conocen comúnmente como informativas, en las que se suele dar una especie de formación a los trabajadores mediante cursos, charlas, debates… es importante también generar cierto atractivo entre los empleados para fomentar su atención y presencia a las mismas.
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