Sin duda, a día de hoy ha influido cómo hacer una comunicación efectiva en la empresa debido a la situación derivada del Coronavirus. Muchas empresas en nuestro coworking en Valladolid han potenciado el teletrabajo entre sus empleados con el fin de minimizar los riesgos de contagio.
Esto ha supuesto un cambio en la forma en la que nos relacionamos laboralmente y con ello, de comunicar a nivel profesional. Pese a que algunas empresas ya han vuelto al trabajo en la oficina, no todas han recuperado esta rutina y muchos siguen trabajando desde casa. El trabajo en remoto ha cambiado la forma de desempeñar la actividad laboral cotidiana en muchos casos, y para que no se pierda efectividad ni eficiencia en el trabajo todos los miembros de una empresa deben desarrollar una comunicación eficaz.
Por eso, desde Center España queremos dar una serie de consejos que permitan a las empresas comunicarse entre sus miembros adecuadamente, y de esta manera estrechar sus lazos y aumentar su productividad.
Cómo realizar una buena comunicación en el trabajo
En posts anteriores ya hablamos sobre cómo hacer un teletrabajo productivo, por lo que ahora nos centraremos en la comunicación y cómo influye el trabajo desde casa a la hora de tener una buena comunicación entre los miembros de un equipo. Antes de analizar específicamente lo que nos ocupa, hay que señalar que existen dos tipos de equipos que nos atañen en función de dónde y cómo se realicen las labores profesionales.
Por un lado, los equipos co-situados, es decir, los miembros de un mismo equipo que pertenecen a la misma entidad y trabajan en un mismo lugar. Es decir, toda una plantilla perteneciente a una sola empresa en un mismo espacio.
Por otro lado, están los equipos co-situados transorganizacionales, que hacen referencia a que los miembros de distintas organizaciones desempeñan su actividad en un mismo lugar, como puede ser un centro de negocios. En este sentido, gracias a nuestro alquiler de despachos en Valladolid, quienes están en Center España gozan de una absoluta flexibilidad a la hora de ejercer sus tareas, se trate de la empresa de la que se trate.
Así, la manera de comunicarse en ambos casos es distinta, ya que el tipo de relación entre dichos miembros también es diferente. Por tanto, con la aparición del trabajo en remoto, estas relaciones se han visto afectadas en cierta medida, influyendo directamente en la eficiencia de dichos miembros si no se sabe realizar adecuadamente.
Elementos de la comunicación influyentes en el teletrabajo
Lo primero que hay que tener en cuenta es que no es lo mismo informar que comunicar. Lo que hacemos de forma natural es informar, pero para transmitir un mensaje de forma eficaz hace falta algo más. Lo que se necesita es que el contenido de lo que transmitimos llegue a las personas a través de sus emociones (comunicar) para que el mensaje se reciba de forma directa y emotiva al oyente. De esta forma se conseguirá estrechar los lazos entre ambos y se contribuirá a un mensaje mucho más efectivo y receptivo.
El canal desde el que se transmite: los canales digitales
Con los canales digitales normalmente los mensajes pierden impacto, por lo que la comunicación puede ser menos efectiva y por lo tanto hablaríamos de ser un mensaje meramente informativo. Esto es debido a que los seres humanos al relacionarnos prestamos especial atención a elementos como los gestos y el lenguaje corporal (ya que la información que accede a nuestro cerebro es principalmente visual), y con la aparición de el teletrabajo y las videoconferencias estos aspectos del lenguaje no verbal se ven diezmados y hacen que en ocasiones el mensaje pierda influencia.
El mensaje que queremos transmitir
Como veníamos comentando en el apartado anterior, prestamos especial atención a la voz, el tono, la emoción que se transmite… más incluso que al mensaje en sí. Por eso, estos aspectos de la comunicación se traspasan a un segundo plano en la comunicación virtual, ya que además de ser un canal menos efectivo que la comunicación cara a cara en ocasiones las videoconferencias solo se realizan a través del micrófono, y no con la cámara.
Consejos para conseguir una comunicación eficaz a distancia
Además de saber cómo llevar a cabo reuniones virtuales efectivas, debemos conocer cómo mejorar la comunicación, bien sea entre los miembros de un equipo o entre los miembros de un centro de negocios.
Comunicación directa a través de pantallas
1- Comunicarse a través de la cámara en las videollamadas, prestando especial atención al lenguaje corporal, la estética (tanto de uno mismo como la del lugar, la iluminación).
2- Encender el micrófono cuando se vaya a hablar y apagarlo cuando no se vaya a intervenir para evitar interferencias o sonidos molestos o innecesarios.
3- Si eres la persona que lidera la reunión, tratar de que todos los integrantes participen para que no se sientan aislados y aporten su opinión o contenido de valor a la reunión.
4- Utilizar en mayor medida imágenes y vídeos en las exposiciones, ya que como veníamos comentando con anterioridad, la información que mejor y más rápido procesa nuestro cerebro es visual, y de esta forma ayudaría a focalizar la atención y a entender mejor el mensaje.
5- Dependiendo del canal que se utilice, la comunicación y la respuesta cambiarán. Así, videollamadas a través de Skype, Zoom… ayudan a tener una respuesta más inmediata y una relación más estrecha entre el interlocutor y el oyente, mientras que canales como el correo o el Whatsapp obtienen una respuesta más tardía pero obtienen un buen ratio de respuesta (dan más tiempo para pensar y consiguen involucrar a más gente).
Comunicación a través del correo electrónico
Para que la comunicación también sea correcta y efectiva a través del mail o correo electrónico, es importante señalar algunas breves pautas al respecto.
1- Evitar el envío masivo de correos como si fuera una conversación, es preferible hacer una llamada telefónica
2- Redactar correctamente el mensaje (con orden y estructura, sin faltas de ortografía, elegir de forma adecuada las palabras para evitar malinterpretaciones, evitar también el uso de palabras inclusivas…)
3- Poner en copia solo a quien sea necesario.
4- Acudir a la llamada telefónica siempre que sea necesario (ahorrar tiempo, aclarar cosas, etc.)
5- Archivos adjuntos sencillos y fáciles de comprender para que sean atractivos y quien lo reciba muestre interés. Se deberán tratar de evitar los adjuntos de muchas páginas.
6- Asegurarse al final de la reunión de que todos los oyentes han comprendido correctamente lo que se quería transmitir.
Teletrabajo y buena comunicación
Ahora que ya sabes cómo comunicar de manera efectiva en la empresa mediante el teletrabajo, es hora de que lo pongas en práctica en reuniones y videoconferencias.
Además, llegado el caso, desde Center España ponemos a tu disposición el alquiler de salas de reunión para que puedas llevar a cabo tus reuniones en Valladolid en un entorno profesional y seguro, apto tanto para reuniones en remoto como presenciales.
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